По состоянию на: 28.04.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: По инициативе работодателя, По иным основаниям, Временный перевод на другую работу, Постоянный перевод на другую работу, Изменение условий трудового договора, Оплата труда
Рубрика: Кадровое делопроизводство
Нередко у сотрудников отдела кадров возникает необходимость предоставить информацию как работникам компании, так и третьим лицам. Причем в большинстве случаев желательно иметь возможность подтвердить, что обязанность по предоставлению информации выполнена. Помочь в этом может документ - уведомление. Несмотря на то, что его создание трудовым законодательством не предусмотрено, кадровикам этот документ хорошо знаком. Давайте рассмотрим, в каких ситуациях целесообразно создавать уведомление и каковы основные правила его оформления.
Что такое уведомление, закон прямо не объясняет. Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление.
КОГДА СОЗДАЕМ УВЕДОМЛЕНИЕ?
Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно?
Словарь кадровика
Определим основные случаи, когда работники кадровой службы оформляют уведомления.
Случай первый. Уведомление создается, когда в Трудовом кодексе РФ закреплена обязанность работодателя предоставить определенную информацию работнику, выборному органу первичной профсоюзной организации или другому лицу. При этом в ТК РФ использовано несколько обозначений для случаев, в которых требуется оформить уведомление. Так, работодатель в определенных ситуациях должен «уведомить», «сообщить», «известить», «предупредить» о чем-либо работника или другое лицо, причем ссылка на письменный вид оформления таких действий сделана в законе не всегда. Обязанности работодателя, предусмотренные ТК РФ, а также содержание уведомлений приведены в таблице 1.
Обратите внимание: отдельные нормы Кодекса прямо предписывают уведомлять работника о чем-либо «под роспись». Очевидно, что в этих случаях, а также когда ТК РФ предусматривает «письменное уведомление», «письменное сообщение», «письменное извещение» и «письменное предупреждение», оформление соответствующего документа обязательно. В остальных случаях ссылки на письменную форму уведомлений нет, но на практике работники кадровой службы предпочитают информировать работников или других лиц письменно, чтобы у работодателя имелось документальное подтверждение выполнения его обязанностей.
Случай второй. Обязанности работодателя направлять определенную информацию в органы государственной власти или в органы местного самоуправления предусмотрены федеральными законами. Основные случаи, в которых от работодателя требуется письменно уведомить о чем-либо соответствующие организации, приведены в таблице 2.
Случай третий. Уведомления могут направляться работникам и в тех случаях, когда в течение трудовых отношений возникают ситуации, разрешаемые «с согласия работника» или «по соглашению сторон» трудового договора.
В статье «Документ: заявление» мы отмечали, что в подобных случаях работнику не требуется оформлять заявление, поскольку речь не идет о просьбе работника на совершение работодателем каких-либо действий. Сторонами трудовых отношений должно быть зафиксировано согласие работника на что-либо или соглашение сторон, и это может быть сделано следующим образом.
Обратите внимание!
В большинстве случаев Трудовой кодекс РФ требует, чтобы согласие работника было выражено в письменной форме
1. Необходимо уведомить работника о возможности или о необходимости совершения определенных действий, как правило, направленных на изменение условий, определенных сторонами трудового договора;
2. Получить согласие работника на такое изменение (или зафиксировать отказ работника).
Ситуации, в которых требуется получить согласие работника, а также содержание уведомлений перечислены в таблицах 3 и 4.
Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений, направляемых работникам и другим лицам, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).
ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЙ
Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы.
Уведомления, направляемые юридическим лицам и гражданам, не работающим в организации
Такие уведомления оформляются на бланке письма. Правила оформления служебных писем мы рассмотрели в предыдущем номере «Справочника кадровика» , поэтому не будем на них останавливаться.
Уведомления могут оформляться также на стандартном листе бумаги и направляться адресату с сопроводительным письмом (приложение 3) . Такой способ оформления чаще всего применяется тогда, когда существует обязательная или рекомендуемая форма направления сведений.
Уведомления, направляемые работникам организации
Для оформления таких уведомлений работодателем может быть разработан бланк уведомления, который содержит реквизиты: наименование организации и наименование вида документа.
Наименование организации указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).
Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами, например: УВЕДОМЛЕНИЕ.
В бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и его регистрационный номер.
Как правило, реквизиты бланка уведомления имеют угловое расположение.
Дата уведомления показывает время его подписания. Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.
Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно пишется буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. или 15 марта 2010 года.
Регистрационный номер - это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от вида документа к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. Например, при регистрации уведомлений может применяться буквенно-цифровая индексация: 111-у.
Уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Адресат. Уведомление - внутренний документ, который адресуется работнику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов бланка уведомления в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, где числится работник, наименование должности (профессии, специальности), его фамилия и инициалы (в дательном падеже).
Напомним, что в уведомлениях, оформляемых на бланке письма, сведения об адресате заполняются по другим правилам.
Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание текста документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа и в уведомлениях обычно начинается с предлога «о» или «об».
Текст уведомления содержит информацию о трудовых отношениях, которую необходимо предоставить работнику в определенных законом случаях. Особенности содержания некоторых уведомлений, оформляемых работниками кадровой службы, представлены в таблице 4.
Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего уведомление, личная подпись и ее расшифровка.
ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).
Уведомления регистрируются в день подписания. Регистрационные формы разрабатываются работодателем. Для регистрации уведомлений обычно используют:
1.
Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов (для уведомлений, оформленных на бланке письма и направляемых в другие организации и физическим лицам).
2. Журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов (для уведомлений, направляемых работникам организации). Это может быть журнал регистрации нескольких видов внутренних документов или форма, предназначенная только для регистрации уведомлений, адресованных работникам.
После регистрации уведомление, направляемое в организации или физическому лицу, отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи.
Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления. Письменным подтверждением факта доведения уведомления до сведения работника служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.
Уведомления, адресованные работникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «Экземпляр уведомления получил».
В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении. Такое оформление письменного согласия работника (приложение 4) или его отказа (приложение 6) значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует оформления дополнительных документов.
Исполненные документы, в т. ч. уведомления, оформляются для последующего хранения. Заверенная копия уведомления, отправленного по почте, подшивается в дело (приложение 10) . Если уведомление было составлено в двух экземплярах, в дело подшивается экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).
Основной документ, используемый для фиксации истории трудовой деятельности и сопутствующих фактов – трудовая книжка. Правила внесения в нее информации строго регламентированы, поскольку содержание напрямую влияет на расчет стажа и пенсии. Также есть требования к хранению книжек и их выдаче. При увольнении работнику отдают этот документ на руки. Если по каким-то причинам сотрудник не забирает его, то нужно составить уведомление о явке за трудовой книжкой (образец см. в конце статьи).
Есть требования, согласно которым, при устройстве на работу сотрудник должен предоставить свою трудовую книжку. Исключения – первое трудоустройство, когда до этого человек нигде не работал, а также утеря документа.
В любом из этих случаев работодатель должен завести на сотрудника книжку. Хранить её будут в организации.
Также при внесении в бланк книжки информации нужно полностью соблюдать установленные нормы. Какие-либо нарушения могут повлечь признание записей в документе недействительными.
Если сотрудник увольняется, ему положено выдать причитающиеся остатки денежных средств, а также трудовую книжку со всеми необходимыми записями. При этом отметки должны быть заверены определенным образом:
Обычно в день увольнения сотрудник получает книжку и уходит, но достаточно часты случаи, когда работник отказывается забирать документ из-за конфликта с организацией.
Пока сотрудник работает в компании, его трудовая книжка хранится в организации. Но когда он увольняется, у работодателя возникает обязанность своевременно вернуть ему этот документ. Однако не всегда это просто сделать. Иногда работник намеренно или в силу обстоятельств не спешит забирать свою «корочку». В таких случаях ему необходимо отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой .
Трудовой кодекс РФ установил краткий срок для передачи трудовой книжки сотруднику, покидающему организацию. По общему правилу (статья 84.1 ТК РФ), работодатель обязан вернуть ее гражданину в день увольнения. Документ должен содержать четкую формулировку о причине расторжения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт 77-й статьи ТК РФ.
О получении своей трудовой книжки увольняющийся расписывается в личной карточке и журнале регистрации трудовых книжек (п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, работодателю нужно направить ему письменное уведомление о необходимости это сделать. Это поможет ему избежать материальной и административной ответственности за задержку документа.
Нерасторопная компания будет материально отвечать перед работником, если без книжки тот не сможет вовремя трудоустроиться и получать зарплату на новом месте. В этом случае он вправе потребовать компенсации недополученных доходов от прежнего работодателя (ст. 234 ТК РФ). Ее рассчитают исходя из количества рабочих дней, прошедших со дня увольнения и до момента выдачи трудовой книжки, и среднего заработка гражданина на последнем месте работы.
Административная ответственность бывшего работодателя может наступить в соответствии со ст. 5.27 КоАП. Максимальный штраф для юридического лица по данной статье составляет 50 тысяч рублей, для должностных лиц и ИП - 5 тысяч рублей.
Уведомление следует отправить сотруднику заказным письмом вместе с почтовым уведомлением о вручении послания и описью вложения (чтобы лишить его возможности утверждать, что письма в конверте не было).
Шапка документа должна содержать реквизиты организации-отправителя и данные о работнике-получателе – его ФИО и адрес. Также следует проставить дату и исходящий номер.
В уведомлении бывшему работнику нужно предложить:
Чтобы без труда составить уведомление о вручении трудовой книжки, образец его содержания можно использовать такой:
Документ подписывается ответственным лицом и заверяется печатью предприятия.
————————————————————————— ¦ Общество с ограниченной ответственностью "Ольга" ¦ ¦ ¦ ¦ Исх. N 15 ¦ ¦ от 24.02.2009 ¦ ¦ ¦ ¦ Мамонтову Антону Сергеевичу ¦ ¦ г. Омск, ул. Карла Маркса, д. 29, кв. 171 ¦ ¦ ¦ ¦ ООО "Ольга" уведомляет Вас о том, что в соответствии со ст. 84.1 ¦ ¦ Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового ¦ ¦ договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день ¦ ¦ увольнения (последний день работы). ¦ ¦ В связи с тем что в день Вашего увольнения трудовая книжка не была ¦ ¦ выдана по причине Вашего отсутствия на рабочем месте, просим явиться ¦ ¦ в отдел кадров ООО "Ольга" по адресу: г. Омск, ул. Ленина, д. 15. ¦ ¦ Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления ¦ ¦ работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи ¦ ¦ трудовой книжки. ¦ ¦ В случае если Вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, ¦ ¦ мы вышлем документ по почте при получении Вашего письменного согласия. ¦ ¦ ¦ ¦ Начальник отдела кадров ¦ ¦ ООО "Ольга" Иванова Е.В. Иванова ¦ —————————————————————————
Комментарии:
| #4 | 0 |
| #5 | 0 |
| #6 | 0 |
Так что пусть лежит и ждёт, возможно, ее владелец сам лично явится за ее получение через какое-то время
| #8 | 0 |
————————————————————————— ¦ Общество с ограниченной ответственностью "Ольга" ¦ ¦ ¦ ¦ Исх. N 15 ¦ ¦ от 24.02.2009 ¦ ¦ ¦ ¦ Мамонтову Антону Сергеевичу ¦ ¦ г. Омск, ул. Карла Маркса, д. 29, кв. 171 ¦ ¦ ¦ ¦ ООО "Ольга" уведомляет Вас о том, что в соответствии со ст. 84.1 ¦ ¦ Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового ¦ ¦ договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день ¦ ¦ увольнения (последний день работы). ¦ ¦ В связи с тем что в день Вашего увольнения трудовая книжка не была ¦ ¦ выдана по причине Вашего отсутствия на рабочем месте, просим явиться ¦ ¦ в отдел кадров ООО "Ольга" по адресу: г.
Омск, ул. Ленина, д. 15. ¦ ¦ Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления ¦ ¦ работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи ¦ ¦ трудовой книжки. ¦ ¦ В случае если Вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, ¦ ¦ мы вышлем документ по почте при получении Вашего письменного согласия. ¦ ¦ ¦ ¦ Начальник отдела кадров ¦ ¦ ООО "Ольга" Иванова Е.В. Иванова ¦ —————————————————————————
Комментарии:
| #4 | 0 |
| #5 | 0 |
| #6 | 0 |
| #8 | 0 |
Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.
Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет.
| #4 | 0 |
| #5 | 0 |
| #6 | 0 |
| #8 | 0 |
Что предусмотренный ТК порядок выдачи трудовой или срок хранения кадровой документации 75 лет Вас не устраивает, или что в сейфе места не хватает? Между прочим, работодатель (его уполномоченный представитель) несет ответственность как за бланки строгой отчетности, к которым трудовая относиться, так и за персональные данные работника, которые она содержит. Кстати ответственность, вплоть до уголовной.
Есть масса историй о том что работодатель терял книжку и всякое такое и ничего ему за это не было, но это до первого (он же будет и последним) раза. Штрафы предусмотренные за подобные "чудюса" могут достигать 500 000 руб совокупно, а до кучи может быть применено административное приостановление деятельности предприятия сроком до 90 дней.
Желаю удачи.
Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.
Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет.
Если уволенный работник не хочет или не может забрать трудовую книжку, кадровику нужно составить акт о невозможности ее вручить и направить работнику уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте».
Возможна ситуация, когда уволенный работник не хочет или не может получить трудовую книжку (например, он не согласен с увольнением, уехал, заболел и поэтому не является на работу). Если кадровик вовремя не вручит работнику трудовую книжку, фирме не избежать не только административного наказания, но и обязанности оплатить работнику время за задержку выдачи трудовой книжки. Однако выход из ситуации, как и каким способом передать данный документ , все же есть.
Прекращаем трудовой договор
Трудовые отношения с работником заканчиваются расторжением трудового договора. Как же это сделать, если до работника невозможно довести сведения об увольнении?
Днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника. Исключением являются случаи, когда он фактически не работал, но за ним, в соответствии с a href=»/dok/law/»>трудовым, сохранялось место работы (должность) (например период временной нетрудоспособности). Прекращение трудового договора оформляют приказом (распоряжением) (форма Т-8)*(1), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения*(2). Если приказ невозможно довести до сведения сотрудника или он отказывается ознакомиться с ним под роспись, в этом документе нужно сделать соответствующую запись. Факт ее отсутствия может быть расценен проверяющими как нарушение законодательства о труде*(3). По нашему мнению, в документе следует максимально детально зафиксировать обстоятельства, препятствующие фирме выполнить требования законодательства об ознакомлении работника с приказом об увольнении (см. образец ниже).
Образец приказа с отметкой об отказе от ознакомления
Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ
┌───────────┐ │ Код │ ├───────────┤ Форма по ОКУД│ 0301006 │ ├───────────┤ по ОКПО│ │ Общество с ограниченной ответственностью "Актив" └───────────┘ ─────────────────────────────────────────────────── наименование организации ┌───────────────────┬──────────────────┐ │ Номер документа │ Дата составления │ ├───────────────────┼──────────────────┤ Приказ │ 35 │ 12 марта 2013 г. │ (распоряжение)└───────────────────┴──────────────────┘ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Прекратить действие трудового договора от "01" января 2009 г. N 57 , ── ──────── ── ────── уволить "12" марта 2013 г. ── ──────── ── (ненужное зачеркнуть) ┌─────────────┐ │ Табельный │ │ номер │ ├─────────────┤ Караськин Иван Васильевич │ 7715 │ ──────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────┘ фамилия, имя, отчество Отдел закупок ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── структурное подразделение экономист ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации п. 2 ст. 81 ТК РФ (сокращение штата работников организации) ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) _________________________________________________________________________ Основание (документ, номер, дата): приказ N 38 от 10.01.2013 г. "О сокращении штата", ───────────────────────────────────────────────────── уведомление исх. N 015-32 от 10.01.2013 г., уведомление исх. N 015-33 от ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── 10.01.2013 г., письмо исх. N 015-33 от 10.01.2013 г. "О предложении ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── вакансий", акты от 10.01.2013 г. и от 06.03.2013 г. "Об отказе от ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── вакансий" ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── Руководитель организации генеральный директор Султанов А.Я. Султанов ──────────────────── ────────── ────────────── должность личная расшифровка подпись подписи С приказом (распоряжением) работник ознакомлен С содержанием приказа ознакомлен ────────────────────────────────────────────── личная подпись "12" 03 2013 г. от подписи отказался (акт от 12.03.2013 г. ── ───────────────── ── ─────────────────────────────────────────── прилагается) ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме (от "05" марта 2013 г. N 35) рассмотрено ── ───────── ── ──────────Акт об отказе от ознакомления с приказом об увольнении должен содержать как минимум сведения, характерные для первичных документов, и как максимум больше подробностей о фактах, которые этот документ фиксирует (о месте, дате, времени, обстоятельствах его составления и прочее). Такие требования сформированы практикой рассмотрения судебных дел. В ходе процессов судьи подвергают акты критичной, детальной оценке и нередко не принимают их в качестве надлежащего доказательства обстоятельств, фиксацию которых изначально преследовал работодатель при их составлении. Чтобы избежать неблагоприятных выводов судей, предлагаем следующий вариант составления акта (см. образец на с. 122).
Образец акта об отказе от ознакомления с приказом об увольнении
Акт Дата составления акта: "12" марта 2013 г. ──── ──────── ── Время составления акта: 17.15.ч. (местное) ─────────────────── Место составления акта: ООО "Актив", г. Салават, ул. Промышленная, д. 19, ────────────────────────────────────────────────── здание управления, 2-й этаж, каб. 23 ────────────────────────────────────────────────── Мною, ──── специалистом отдела кадров ООО "Актив" С.В. Шаминой, в присутствии: ────────────── начальника отдела кадров ООО "Актив" В.П. Кистановой, секретаря ООО "Актив" О.И. Марченко, экономиста отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськина В связи с изданием приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) N 35 от 12.03.2013 г. экономисту отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськину было предложено ознакомиться с его содержанием под роспись, от чего он отказался, после чего содержание указанного выше документа было зачитано ему вслух. На мой вопрос, заданный экономисту отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськину о причинах его отказа от ознакомления с приказом под личную роспись, он ответил, что не согласен с увольнением. Содержание акта подтверждаем личными подписями: Начальник отдела кадров ООО "Актив" Кистанова В.П. Кистанова ──────────── ────────────────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── Секретарь ООО "Актив" Марченко О.И. Марченко ──────────── ────────────────── Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин ────────────────── ......................................................................... Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин от подписи в настоящем акте отказался, в связи с чем содержание акта ему было зачитано вслух, что подтверждаем личными подписями. Начальник отдела кадров ООО "Актив" Кистанова В.П. Кистанова ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ─────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ─────── Секретарь ООО "Актив" Марченко О.И. Марченко ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ───────
Заметки на полях. Нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Возвращаем трудовую книжку
По общему правилу, в день прекращения трудового договора фирма обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении*(4), а также произвести с ним окончательный расчет*(5).
Действующее законодательство не только не дает компании права удерживать трудовую книжку в качестве залога с целью оказания на сотрудника определенного воздействия (например принудить его как бывшее материально-ответственное лицо передать в установленном порядке все полученные ранее ценности), но и возлагает ответственность за такие действия. Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может быть квалифицирована как административное правонарушение*(6). Кроме того, задержка является основанием для привлечения фирмы к материальной ответственности, и компания будет обязана возместить работнику не полученный им заработок за период незаконного лишения возможности трудиться*(7). Чтобы в последующем обезопасить себя от возможных мер административного воздействия со стороны органов государственного контроля (надзора) или от каких-либо материальных притязаний работников, фирма должна позаботиться о надлежащей фиксации факта своевременного вручения трудовой книжки.
Когда сотрудник в последний день работы находится на своем рабочем месте, ничто объективно не препятствует выдать ему трудовую книжку. Факт ее получения в связи с увольнением подтверждается подписью работника в личной карточке, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них*(8).
Но как поступить, если в день прекращения договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием сотрудника на рабочем месте (например, когда он подал заявление об увольнении по собственному желанию, а в последний день не вышел на работу и не отозвал ранее поданное заявление) или отказом от ее получения? Во-первых, следует зафиксировать такую ситуацию следующим актом (см. образец на с. 124).
Образец акта о невозможности вручить трудовую книжку
Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ
Акт Дата составления акта: "12" марта 2013 г. ──── ──────── ── Время составления акта: 17.30.ч. (местное) ─────────────────── Место составления акта: ООО "Актив", г. Салават, ул. Промышленная, д. 19, ────────────────────────────────────────────────── здание управления, 2-й этаж, каб. 23 ────────────────────────────────────────────────── Мною, ──── специалистом отдела кадров ООО "Актив" С.В. Шаминой, в присутствии: ────────────── начальника отдела закупок ООО "Актив" И.Д. Шуваловой, экономиста отдела закупок ООО "Актив" Д.П. Носикова В связи с изданием приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) N 35 от 12.03.2013 г. в трудовую книжку И.В. Караськина (АТ N 453258) внесена запись об увольнении из ООО "Актив" в связи с сокращением штата работников организации по п. 2 ст. 81 ТК РФ (запись N 6). Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин сегодня, 12.03.2013 г., в течение всего рабочего дня с 08:30 до 17:30 отсутствовал на рабочем месте по неизвестным причинам, в связи с чем не представляется возможным ознакомить его с записями в трудовой книжке и вручить ему трудовую книжку. Содержание акта подтверждаем личными подписями: Начальник отдела закупок ООО "Актив" Шувалова И.Д. Шувалова ──────────── ────────────────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── Экономист отдела закупок ООО "Актив" Носикова Д.П. Носикова ──────────── ──────────────────
Во-вторых, нужно направить работнику письменное уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте»*(9). Только со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Отметим, что уведомление должно быть направлено исключительно в письменной форме и способом, который позволяет однозначно подтвердить в дальнейшем направление уведомления определенного содержания (с описью вложения и с уведомлением о вручении). Соблюдение этих условий поможет фирме избежать ответственности за задержку трудовой книжки. Следует отметить, что суды не принимают в качестве надлежащего доказательства устные пояснения работодателя, а также уведомление путем направления телефонограмм*(10).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Законодательством не установлены правила, по какому адресу должно быть направлено уведомление. Судебная практика в данной ситуации также противоречива. В одних случаях судьи соглашаются с направлением уведомления по адресу, указанному в личной карточке работника, заполненной при оформлении приема на работу. В других, при наличии у работодателя сведений о фактическом проживании сотрудника, признают несоблюдение компанией процедуры направления уведомления при его отправке по адресу регистрации*(11).
По нашему мнению, направлять уведомление нужно на все имеющиеся у фирмы адреса проживания (регистрации) работника. Такая процедура будет свидетельствовать о максимальной осмотрительности в действиях работодателя и принятии им всех необходимых мер к своевременной выдаче трудовой книжки, даже в случае, если эти уведомления будут фактически не доставлены работнику (например, возвращены отправителю с почтовой отметкой «отсутствие адресата»)*(12). Поэтому рекомендуем фирмам действовать осмотрительно и не ограничиваться сведениями, указанными сотрудником только при приеме на работу.
